Principios que toda empresa debe tomar en cuenta cuando sus empleados usan WhatsApp.

Como algunos de ustedes sabrán, trabajé en República Dominicana por muchos años, y allá es que inicié con WSI en mi consultoría de mercadotecnia digital. Mantengo como es normal contacto con un grupo de profesionales mexicanos que comparten información de mucho valor.


Este escrito es uno de ellos por parte de Raúl Baz. Los puntos de forma integra son estos, y al final hago mención a la fuente original, por si gustan seguir a Raúl en sus redes. Espero les sea de utilidad.

Al adaptar cada uno de los puntos al grupo en específico, se recomienda que en la descripción del mismo se coloque un enlace (link) en la que estén establecidas todas las reglas para que los nuevos integrantes podrán conocer el funcionamiento del grupo.

1. Definir la “formalidad/oficialidad”. Salvo que esté establecido en las políticas de la empresa, WhatsApp NO es un medio de comunicación oficial de la institución (como lo sería el correo electrónico), por lo que debe quedar claro que cualquier acuerdo y/o conversación -en el grupo- debe formalizarse por los medios OFICIALES de la empresa/institución.

2. Definir el alcance de WhatsApp. La empresa debe establecer si los empleados pueden formar parte de grupos de WhatsApp para comunicarse con clientes y suplidores, y -en caso de permitirlo- establecer los temas que pueden (o no) tratar.

3. Establecer un objetivo/temática del Grupo. Es común ver que en grupos de WhatsApp los integrantes tocan temas NO relacionados al mismo, enviando chistes, memes y/o información NO relacionada con el grupo. Esto -a la larga- genera confusión y hace que el propósito del grupo se pierda. Los grupos de trabajo deben mantener -siempre- su objetivo y evitar usarlos para promover conversaciones ajenas al mismo.

4. Empoderar al administrador del grupo. Normalmente el administrador del grupo es -solamente- reconocido por ser el creador del mismo, y la persona encargada de agregar a más personas. ¡Error! La figura del “administrador” es mucho más que eso. Dicha persona debe ser un moderador y supervisar que las reglas del mismo se estén cumpliendo. Hace un tiempo, escribí un artículo titulado “Obligaciones del Administrador de un Grupo de WhatsApp” que propone lo que debe hacer la máxima figura del grupo de WhatsApp. Además de supervisar y vigilar el funcionamiento del grupo, el Administrador debe ser el encargado de hacerle saber a todos los integrantes del grupo las reglas del mismo.

5. Establecer un acuerdo de privacidad/confidencialidad. Esto es MUY sencillo: Lo que pasa en el grupo, se queda en el grupo. Para evitar que se difundan conversaciones del grupo en el que pudiera haber información confidencial y para mantener la confidencialidad de los mensajes, se deberá prohibir que los integrantes hagan “screenshot” y -por supuesto- difundir lo “conversado” -dentro del grupo- a terceros (“terceros” significa cualquier otra persona que NO esté en el grupo, aunque sea empleado de la empresa). Hace unos meses, escribí un artículo titulado “¡Deja de dar “Screenshot” a las conversaciones de WhatsApp!” sobre este tema.

6. Definir el tipo de información/contenido que NO se debe transmitir por WhatsApp. Si bien se nos ha “garantizado” que WhatsApp es MUY seguro, la realidad es que nada es 100% seguro, por lo que es altamente recomendable establecer qué tipo de información NO se debe transmitir en el grupo. Es fundamental jamás perder de vista que WhatsApp debe ser considerada una aplicación ajena a la empresa, debido a que ésta NO tiene control sobre la aplicación. Hace unos meses escribí un artículo sobre el tema de la seguridad en WhatsApp, que comprueba el interés que existe de “espiar y hackear” dicha plataforma: “Espiar y Hackear WhatsApp. COMPROBADO: Demasiadas personas lo quieren hacer.”

7. Mantener el orden y la organización. WhatsApp tiene múltiples funciones que muchas personas desconocen, mismas que ayudan a mantener los grupos ordenados y organizados para evitar confusiones y malos entendidos. Para esto hay dos recomendaciones: Al enviarle un mensaje a una persona en particular dentro del grupo, se recomienda colocar el símbolo de @ y escoger su nombre en la lista que aparece. Igualmente, se recomienda que al querer responder un mensaje en particular, lo seleccionemos y usemos la función de “reply” que aparecerá.

8. Establecer un horario de uso. Si bien uno de los GRANDES beneficios de los grupos de WhatsApp es poder tener comunicación permanente, es sano tener un horario definido. No hay duda que dicho horario puede/debe tener excepciones para casos de emergencias, pero es fundamental que los integrantes dejen de recibir mensajes durante las horas no laborables o de descanso. Lo más recomendable es que el horario de uso del grupo sea el mismo que el del horario de trabajo. Ejemplo: 8:30 AM a 6:30PM.

Fuente original: https://medium.com/en-los-espejos-de-un-cafe/reglas-grupos-de-trabajo-whatsapp-3c1085aeaec5

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