A través de los años he escuchado múltiples historias de terror, que algunos de ustedes probablemente les haya inclusive pasado.

No por recordar tiempos amargos del pasado, pero aquí les van algunas.

  • Mi dominio se venció y no sé quién tiene el control.
  • Una persona que ya no está en la empresa, abrió la página de Facebook y ya no podemos entrar.
  • Una persona abrió la cuenta de Gmail y no sabemos quién fue.
  • Abrieron un perfil de persona en vez de una página de empresa en Facebook.
  • Tengo sucursales y cada quien está abriendo una página de Facebook de manera descontrolada.

Pudiéramos seguir con innumerables ejemplos, pero mejor veamos que podemos hacer para evitar estas situaciones.

Primeramente; como PROPIETARIO o ADMINISTRADOR de tu negocio debes involucrarte y formalizar los procesos.

El problema de las redes sociales por ejemplo es que con dos o tres “botonazos” ya tienes una cuenta y cualquiera lo puede hacer. Entonces, hay que poner orden en la casa.

Primeramente, hacer un INVENTARIO de tus propiedades digitales: nombre de la propiedad, usuario, correo utilizado, clave y responsable o responsables del manejo de la misma.

Y cuando digo una propiedad me refiero a redes sociales, profesionales, páginas de empresa, correos, acceso a website. Todo lo que se te pueda ocurrir y que pueda afectar a tu negocio y la imagen del mismo.

Proveedores; la gran mayoría de las empresas tienen un proveedor externo para el manejo de los correos, o en menor ocurrencia que les manejen las redes sociales (como lo es WSI por ejemplo). Deben tener muy claro y por escrito la responsabilidad de cada quien.

Mientras sigas pagando un servicio el dominio y páginas de Facebook pertenecen a la EMPRESA y no al proveedor.

Entonces, define muy bien estos acuerdos y que va a pasar una vez que dejes de trabajar con esos proveedores.

WSI maneja más de 100 dominios de clientes, por ejemplo, y en el momento que nos los solicite el cliente, les pasamos la administración de los mismos.

Una vez que tengas el inventario debes determinar responsables para la apertura de nuevas cuentas y actualizar tu inventario. Y la CONTINUIDAD de los procesos es muy importante.

¿A que me refiero con la continuidad? Si determinada persona responsable del manejo de tus cuentas abandona la empresa, alguien más debe tener acceso a ese documento. Debes cambiar claves de ser necesario, y eliminar a esa persona de la administración de las páginas de Facebook por mencionar unos ejemplos.

MANEJO DE SUCURSALES
Un problema y algo recurrente, es que empresas que manejan varias sucursales, se dan cuenta después de un tiempo que cada responsable de sucursal abre su propia página de Facebook, y muchas veces con muy poca continuidad en las publicaciones.

Lo anterior presenta varios problemas y esta semana vi un ejemplo de ello:

  • Abren perfiles y páginas por igual. (recordando que un perfil personal para un negocio no es válido ante Facebook, te puede cancelar la cuenta).
  • El manejo de la marca sufre; cada sucursal pone una foto de perfil diferente, nombres de cuentas diferentes, imágenes de portada muy deficientes, nombres de usuarios de igual forma no están alineados. Publican promociones y ofertas sin autorización del responsable principal.
  • Al hacer una búsqueda de la marca en Facebook, por ejemplo, se presentan varios perfiles, con pocos seguidores, con publicaciones de hace meses. Lo anterior crea mucha desconfianza.

Si no estás en el modelo de franquicia, eres dueño absoluto de todo lo que ocurre, entonces debes dar instrucciones claras y precisas a cada responsable de tienda de lo que debe y no debe de hacer. Realiza un manual, todo por escrito.

Modelo de franquicia. Ya entran temas legales, y lo más sano es que POR ESCRITO y que forme parte de los acuerdos, deberás instruir a lo que cada franquiciatario puede y no puede hacer.

La consistencia en el manejo de la marca aporta grandes beneficios (visual, nombre de perfil, nombre del usuario, foto de perfil y portada)

Y les recuerdo que, para el tema de sucursales, Facebook maneja el concepto de “Ubicaciones de Facebook”. Exploren esta opción para que vean los grandes beneficios que aporta.

Por cierto, que esta mañana estábamos hablando de estos problemas que hemos visto con el manejo de las redes de las franquicias. Si deseas explorar el tema de franquicias para tu negocio, acude a Grupo DAM, con mi compañera de networking de BNI Obispado, Elsa Urbina. Ella te ayudará.

Espero que este boletín les sea de utilidad, y que su negocio crezca, cuidando y haciendo buen uso de sus propiedades digitales.

LLAMA PARA UNA CONSULTA, en Monterrey cel. 81 1049 8647, en Santo Domingo, RD al 809 566 1258.